Office- & Projektkoordination (m/w/d)

Schwerpunkt Office-Management, Projektorganisation & Bestellwesen
Standort: Buchbach (Landkreis Mühldorf a. Inn) | Teilzeit 25–30 Std. (perspektivisch Vollzeit möglich)

Stellenbeschreibung

HW Metall ist Hersteller hochwertiger Stahl-Lofttüren und Glaselemente im High-End-Segment.
Wir fertigen individuelle Einzelstücke mit hohem Anspruch an Qualität, Design und saubere Prozesse.

Für den weiteren Ausbau unserer internen Strukturen suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die unser Office sowie die Projekt- und Bestellkoordination eigenständig steuert und als organisatorische Schaltzentrale zwischen Büro, Werkstatt, Lieferanten und Kunden agiert.

Deine Aufgaben

Bestellwesen & Projektkoordination:

• Eigenständige Koordination projektbezogener Bestellungen

• Auslösen von Bestellungen nach interner Freigabe

• Überwachung von Lieferterminen und aktives Nachhalten bei Lieferanten

• Pflege von Projektstatus, offenen Punkten und Abhängigkeiten

• Terminplanung und Abstimmung zwischen Büro, Werkstatt und Montage

Office- & Organisationsmanagement:

• Organisation des laufenden Büroalltags

• Posteingang/-ausgang und Dokumentenmanagement

• Annahme und Koordination von Kundentelefonaten

• Termin- und E-Mail-Organisation

• Sicherstellen klarer Ablage- und Dokumentationsstrukturen

Buchhaltung (vorbereitend):

• Vorbereitung und Prüfung von Belegen

• Unterstützung bei Rechnungsstellung und Zahlungseingängen

• Zusammenarbeit mit Steuerberater

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in Büro-, Projekt- oder Office-Koordination

• Sehr strukturierte, eigenständige Arbeitsweise

• Erfahrung mit Bestellprozessen, Termin- oder Auftragskoordination

• Sicherer Umgang mit MS 365 (Outlook, Teams, SharePoint)

• Idealerweise Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung

• Verbindliche Kommunikation und Durchsetzungsfähigkeit

Du erkennst früh, wenn Informationen fehlen oder Prozesse ins Stocken geraten – und handelst proaktiv.

Was wir bieten

• 30 Tage Urlaub (Vollzeit, anteilig bei Teilzeit)

• Home-Office-Tage nach Einarbeitung möglich

• Kostenlose Getränke

• Private Nutzung der Werkstatt & Einrichtung nach Absprache

• Klare Rolle mit echter Verantwortung

• Strukturierte Einarbeitung & feste Prozesse

• Modernes, digitales Arbeitsumfeld

• Hochwertige, individuelle Projekte

• Langfristige Perspektive